Outil de suivi de projet

Page d'accueil / Ma Page

La page d'accueil présente un résumé des tickets soumis par LE CLIENT.

Widget Mes TicketsLa widget Mes Tickets présente tous les tickets en cours (non livrés, non fermés et non rejetés) qui me sont assignés.

Nouveaux ticketsLa widget Nouveaux tickets présente tous les nouveaux tickets, c'est à dire toutes les tickets qui ne sont pas encore commencés.

Widget Tâches traitéesLa widget Tâches traitées présente toutes les tâches/tickets terminés (livrées, fermés ou rejetés).

Tâches / Tickets

Liste des tâches

La liste des tâches référence tous les tickets du suivi de projet. Par défaut, la liste des tâches est groupée par projet et chaque groupe est trié selon le niveau de priorisation des tâches.

Plusieurs filtres sont disponibles et permettent de réaliser des tris différents selon les besoins :

Nom du Filtre	Action	Représentation
A TRAITER	Affiche toutes les tâches qui ne sont pas en cours de traitement (Statuts Nouveau, En Attente, A planifier, Demande Client, En attente client, A l'étude, A tester client)
EN COURS	Affiche toutes les tâches en cours de traitement (Statuts En cours, Envoi en Prod.)
MES TACHES	Affiche toutes les tâches en cours de traitement et qui me sont assignées
RESOLUS	Affiche toutes les tâches traitées (Statuts Fermé, Résolu, Rejeté)
TACHES NON ASSIGNEES	Affiche toutes les tâches qui ne sont assignées à personne
Versions archivées	Affiche toutes les tâches relatives à une version archivée
zPlanning	Affiche toutes les tâches en cours de traitement et qui me sont assignées dans un calendrier

Création de tâches / tickets

Cliquer sur le bouton Nouvelle tâche. Cette action permet d'initier la saisie d'une nouvelle tâche.

Nom de la tâche / ticket

Description / Motif

Tracker

Priorité

Assigné à

Catégorie de la tâche

Jalon

Date de début

Date d'échéance

Ajouter un ou plusieurs collaborateur(s) à la tâche pour les informer, sous forme de notifications envoyées par email, des modifications apportées à la tâche (changement de statut, commentaire...).

Modifier une tâche / Ajouter des notes

Sélectionner une tâche dans la liste des tâches puis cliquer sur le bouton Mettre à jour (pour voir toutes les propriétés de la tâche, cliquer sur le bouton Changer les propriétés) et procéder à la modification des champs.
Cliquer sur le bouton Sauvegarder pour valider les modifications.

La modification d'un ou plusieurs éléments d'une tâche entraine une notification par mail qui sera envoyée à tous les collaborateurs définis dans la tâche.

Documents

Les documents représentent tous les fichiers associés au projet. Ces fichiers peuvent être ajoutés lors de la création d'une tâche, de la modification d'une tâche ou simplement en accédant aux documents par l'onglet Documents.

Ajouter des documents au projet

Cliquer sur l'onglet Documents. Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur le bouton Nouveau document.
Renseigner le Titre, la Description et la Catégorie. Ajouter un ou plusieurs documents (bouton Parcourir) et valider en cliquant sur Créer.

Mettre à jour un document (révisions)

Cliquer sur l'onglet Documents. Sur la ligne du fichier à mettre à jour, cliquer sur le bouton Ajouter nouvelle version à cette pièce jointe.
Dans la nouvelle fenêtre, sélectionner le fichier à envoyer et cliquer sur le bouton Mettre à jour.

Les noms de fichiers doivent être identiques pour pouvoir effectuer la mise à jour (modification de version). Dans le cas contraire, la mise à jour est ignorée.

Workflows

Le workflow permet de définir des transitions de statut que les membres d'un projet sont autorisés à faire sur les demandes, en fonction de leur type.

Workflow Nouvelle Demande / Dysfonctionnement

Légende :
Statut de la tâche
Utilisateur pouvant affecter le statut Légende :
Statut de la tâche
Utilisateur pouvant affecter le statut

Comptabilisation du temps d'intervention / Facturation

Lorsqu'une demande client nécessite un développement spécifique, une étude, du paramétrage, une intervention ou une production non prévue dans le contrat de maintenance souscrit entre ANALYS et LE CLIENT, le temps passé est alors comptabilisé dans le cadre d'une facturation trimestrielle.
Le temps estimé pour effectuer les travaux nécessaires est indiqué au préalable par ANALYS et fait office de devis.
LE CLIENT est alors libre d'accepter ou de refuser la proposition en affectant le statut adéquat sur la tâche (“Accepté client” ou “Rejeté client”) ; l'acceptation valant bon pour accord pour le démarrage des travaux à effectuer.
Le temps consacré (temps réellement passé par tranche de 0,5 heure) est ensuite reporté au niveau de la tâche concernée une fois les travaux validés par les deux parties.

Dans certains cas, il se peut que le temps consacré varie sensiblement à la hausse ou à la baisse par rapport à la prévision estimative effectuée au préalable. Le temps consacré sur la tâche est facturée sur la base suivante : 1 heure = 100 € HT.
Une facture trimestrielle est éditée à la fin de chaque période reprenant la totalité des interventions terminées et le total du montant dû.

Lexique

Tracker

Les trackers correspondent aux différents types de demandes.

Nom	Description
Nouvelle demande	Tracker utilisé pour les tickets concernant une nouvelle fonctionnalité sur un produit, une nouvelle demande de support ou tout autre demande n'ayant pas de réponse ou de tâche existante.
Dysfonctionnement	Tracker utilisé pour signaler un dysfonctionnement ou un comportement anormal.
CRM	Tracker utilisé pour les tickets concernant la relation CLIENT - ANALYS.
Formation	Tracker utilisé pour les tickets concernant les formations fournies par ANALYS au CLIENT.

Statuts

Les statuts sont des indicateurs de l'état d'avancement des tâches / tickets.

Nom	Description	Trackers
Nouveau	La tâche n'a pas encore débuté	Tous
A l'étude	La faisabilité de la tâche est étudiée par l'équipe du projet	Nouvelle demande, Dysfonctionnement
En attente client	La tâche est en attente d'une validation par LE CLIENT	Nouvelle demande, Dysfonctionnement
Accepté client	Les spécifications sont acceptées par LE CLIENT	Nouvelle demande, Dysfonctionnement, Formation
Rejeté client	Les spécifications sont rejetées par LE CLIENT	Nouvelle demande, Dysfonctionnement, Formation
En cours	La tâche est en cours de traitement	Tous
A tester client	La production issue de la tâche est à tester chez LE CLIENT	Nouvelle demande, Dysfonctionnement
Validé client	La production issue de la tâche est testée et validée par LE CLIENT	Nouvelle demande, Dysfonctionnement
Livré	La production issue de la tâche est déployée (en production) chez LE CLIENT	Nouvelle demande, Dysfonctionnement,Formation
Fermé	La tâche est clôturée et n'est plus modifiable	Tous

Priorité

Les priorités permettent de définir une notion d'importance dans la vitesse de traitement des tâches / tickets.

Nom	Description
Bas	Niveau de priorité de la tâche le plus faible
Normal	Niveau de priorité de la tâche normal
Haut	Niveau de priorité de la tâche Haut : sera traité dès que les tâches en cours seront terminées
Urgent	Niveau de priorité de la tâche Urgent : passe avant toutes les autres tâches qu'elles soient en cours ou non
Immediat	Niveau de priorité de la tâche Immédiat : Similaire à urgent avec une notion de gravité supplémentaire (empêche un fonctionnement normal d'un processus indispensable)

Catégories de tâches

Les catégories permettent d'affiner la cible visée par la tâche.

Nom	Description
Atys	Tâches et tickets en rapport avec le logiciel Atys
EDI	Tâches et tickets en rapport avec les EDI
Web	Tâches et tickets en rapport avec les solutions web fournies par l'entreprise

Activités

Les activités permettent de définir un type d'intervention lors de la saisie du temps sur une tâche / un ticket.

Nom	Description
Design	Intervention en relation avec l'apparence générale d'une application
Développement	Intervention en relation avec le comportement d'une application
Support téléphonique	Intervention dont le déroulement s'est effectué par téléphone
Tests	Intervention dont le but est de tester un fonctionnement
Intervention client	Toute intervention nécessitant la prise en main à distance ou sur site
Conception	Intervention en vue de préparer un développement ou un déploiement

Jalons

Un jalon (ou, en anglais milestone), dans le cadre de la gestion de projet, est la fin d'une étape, la fin d'un travail. La plupart du temps, le jalon est aussi un événement important, comme la signature d'un contrat, le lancement d'un produit…

Tracedump:

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