Paramétrage des envois mail avec Atys

Il existe deux types d'envois mails dans Atys :

Envoi manuel par le bouton “@“ lors de la prévisualisation d'une édition de :
- Pièces
- Encours
- Extraits de compte
- Relances
Envoi automatique par traitement (Archivage pdf et envoi mail, Relance signature pièces)

Par ailleurs, n'importe quelle édition Atys peut également être envoyées par mail via le bouton ”@” lors de la prévisualisation de l'édition en question, mais dans ce cas, le message qui se propose est vide (juste l'édition en pièce jointe, pas d'expéditeur et pas de texte de message préremplis).

Paramétrage des modèles de message

Envoi mail et envoi automatique

Le dossier MailModels contient les différents modèles de messages qui seront ensuite renseignés dans le fichier Atys.ini pour associer, à chaque type d'envoi, son message.

Analys -> Atys -> MailModels

Les fichiers texte (.txt) sont utilisés par les envois manuels par l'@.
Les fichiers html (.htm) sont utilisés par l'envoi automatique.

Les fichiers surlignés en jaune correspondent aux fichiers standards, utilisés par défaut par Atys, dans le cas de l'envoi manuel.
Il est possible de les modifier pour les personnaliser. Ouvrez le fichier par le bloc note et modifiez le texte selon vos besoins.
Exemple de message standard mis à disposition :

Les champs notés #[…] correspondent à des données récupérées de la pièce à envoyer afin de personnaliser au mieux le message.
Les différents champs utiles à disposition en standard sont :
- #[TypePiece] : Intitule du type de pièce.
- #[TypePieceEdition] : Intitule du type de pièce pour l'édition.
- #[NoPiece] : Numéro de référence de la pièce.
- #[DatePiece] : Date le pièce.
- #[DateValeur] : Date de valeur de la pièce (sert pour la “Date de souscription” des contrats par exemple).
- #[Tiers] : Nom du tiers.
- #[ContactTiers] : Nom du contact du tiers correspondant.
- #[CiviliteContactTiers] : Civilité du contact du tiers utilisé pour l'envoi mail.
- #[MailTiers] : Adresse email utilisée pour l'envoi.

Vous pouvez créer autant de modèles que nécessaire, et les nommer comme vous le souhaitez. Il faudra ensuite les déclarer dans Atys.ini, comme suit…

Le fichier Atys.ini contient, entre autre, dans la section [MailModelsMessage], les noms des différents modèles de messages à appliquer.

Analys -> Atys -> Atys.ini

Section [MailModelsMessage]
- Si rien n'est renseigné (section vide), alors l'envoi mail utilisera les messages standards (fournis par Analys ou modifiés par vous-même si vous n'avez pas renommé le fichier).
- Il est possible de paramétrer les messages, par type de pièce. Dans ce cas, on remplace “Default” par l'ID du type de pièce concerné :
  Document_<IdTypePiece>=Nom du fichier.txt

Identification des différents fichiers :

Default ⇒ Non utilisé pour le moment
Document_default ⇒ Envoi des pièces, toute pièces confondues
Document_<IdTypePièce> ⇒ Envoi des pièces, par type de pièces

Envoi automatique uniquement

Dans le cas des envois automatiques uniquement, le dossier MailModels contient un modèle de courrier (TemplateMail), qui sera ensuite renseigné dans le fichier Atys.ini pour définir le “design” du mail.

Analys -> Atys -> MailModels

Il est possible de personnaliser le Template (avec un logo, etc…)
Quand on ouvre le fichier, la balise #Mail sera remplacée par le corps du mail dont on a parlé précédemment. Le template vient encapsuler le corps du message (par défaut, aucun design n'est appliqué). ⇒ Voir Analys si vous souhaitez personnaliser votre Template

Comme pour les corps de mail, il est possible de paramétrer un template par type de pièce. Dans ce cas,
- Utilisez la syntaxe suivante : <IdTypePiece>=NomTemplate.htm et
- Créer les fichiers NomTemplate.htm dans MailModels (voir Analys).

Paramétrage des envois de mail

Envoi manuel par le bouton "@" lors de la prévisualisation d'une édition

Dans le cas des envois manuels, il faut renseigner obligatoirement, dans Atys.ini (section [MailParams]), les éléments correspondant à votre fournisseur de compte de messagerie.

Analys -> Atys -> Atys.ini

Section [MailParams]
- SmtpHost : Adresse du serveur Smtp à utiliser pour les envois de mail
- SmtpPort : Numéro de port utilisé par le serveur “SmtpHost”
- SmtpUser : Identifiant d'un compte de messagerie valide sur le “SmtpHost” renseigné
- SmtpPassword : Mot de passe du compte de messagerie “SmtpUser”
- SenderName : Nom de l'expéditeur
- SenderAdress : Adresse mail d'expédition
- ReplyAddress : Adresse mail de réponse aux mails envoyés (lorsque le destinataire fait “Répondre”)

Envoi automatique par traitement

Dans le cas des envois automatiques, le fichier ArchivagePdfPieces.ini (ou RelanceSignaturePieces.Ini selon le traitement considéré) permet de paramétrer des clés spécifiques pour les envois mail des différentes pièces en PDF.

Analys -> Atys -> ArchivagePdfPieces.ini ou RelanceSignaturePieces.Ini

Section [MailParamsPdf]
- Si rien n'est modifié par rapport à ce qui est livré initialement, alors Atys reprend les mêmes paramètres que pour les envois manuels.

Cas particulier du client de messagerie Outlook

La technique d'envoi de mails est opérationnelle, quel que soit le client de messagerie (grâce à la fonction MAPI) mais envoie les mails en texte brut (c'est à dire tel que vu dans le fichier texte)
Depuis la version V22.0, il est possible d'utiliser les fonctionnalités mises à disposition par Outlook :

Envoi au format html (pour un meilleur design)
Utilisation de la signature automatique si celle-ci est paramétrée sur le compte utilisé.

Analys -> Atys -> ReportManager.ini

Section [General]
- Si “UseOutlook=1” (paramètre par défaut) alors Atys utilise les fonctionnalités Outlook (si Outlook est votre client de messagerie).
  Il sera alors possible de mettre des liens interactifs, images, changer de police, etc…
  Voir Analys pour une personnalisation de vos mails si besoin.
- Sinon mettre le paramètre à “0”

Fichiers liés aux envois mails

Envoi automatique par traitement

Il est déjà possible de lier des fichiers tels que les CGV aux envois mail.
Voir Archivage PDF et Envoi mail.

Envoi manuel par le bouton "@" lors de la prévisualisation d'une édition

A partir de la version V23.0, il est possible d'ajouter automatiquement les documents attachés à un type de pièce, en pièce jointe du mail (comme le fait l'envoi automatique). Pour cela, au préalable, il faut :

Configurer le fichier Analys\Atys\PrintDocsOfAttachments.ini
Dans la rubrique MailTo (pour les envois mail), renseigner : IdTypePièce = n° du choix et enregistrer.

Si vous souhaitez configurer l'impression de documents attachés à un type de pièce, il suffit de renseigner la rubrique “PrintTo”, de la même façon.
Le document sera imprimé depuis l'imprimante par défaut du poste ou de la session.
Déposer les fichiers à envoyer par mail dans le dossier Analys\Atys\Documents\_MailAttachments :
- S'il n'existe pas de dossier au nom exact de la pièce considérée, il faut en créer un :
- Déposer ensuite, dans ce dossier, les documents concernés :