Date de création : 25/06/20
Date de Mise à Jour : 17/05/23
Version v22.0
Affrètement
Objectif
C’est une pièce qui a pour objectif de planifier et contrôler les exécutions à réaliser entre l’affréteur (Client final) et l’affrété (Organisme Stockeur au départ des silos ou directement depuis chez les agriculteurs) et dans les 2 cas en identifiant le moyen de transport (camion, péniche…) utilisé.Les ordres d’affrètements peuvent ensuite être transmis aux transporteurs par mail afin de planifier et préparer les exécutions.
Les agents de dépôts n’ayant plus qu’à utiliser les ordres d’affrètements au moment de l’enlèvement de la marchandise.
La pièce d'affrètement est, de manière générale, utilisée comme une pièce intermédiaire entre le contrat de vente céréale et la pièce de mouvement céréale (qui peut être directement la pièce de Livraison Vente Céréale ou la pièce de Pont Bascule Céréale).
Elle peut accessoirement être utilisée sans faire appel à un contrat.
Actions préliminaires
- Depuis le site de production sur lequel la pièce Affrètement sera paramétrée, création d'un Stock d'Affrètement spécifique, défini en logistique externe dans le cas de livraisons directes ou bien en logistique interne dans le cas de livraisons depuis le site de production de l'O.S.:
- Création du nouveau Stock Affrètement
- “Clic droit” sur le site de production
- Nouvelle entité → Stock
- Renseigner : Nom (Expédition), Activité (Céréale) et type d'expédition (route)
- Paramétrage du Stock Affrètement
- Se positionner sur le Stock Affrètement
- “Contrôle - Clic gauche” sur le site Affrètement pour accéder au paramétrage
- Paragraphe “Caractéristique” → Localisation → Logistique externe ou logistique interne
- Création des fiches Transporteurs
- Paramétrage, dans le circuit administratif du site de production, de la pièce Affrètement (Activité céréale)
Pièce d'Affrètement
Affrètement sans faire appel directement à un contrat
- Contrat
Possibilité de rattacher l'affrètement à un contrat de vente. - Client
Se renseigne automatiquement à la validation de l'entête, à partir du Tiers déchargement renseigné. - N° d'ordre
Facultatif - Tiers déchargement
Sélectionner le client final concerné par le déchargement de la marchandise. - Adresse Liv./Fac.
Adresse de livraison ou liv/fact par défaut du tiers. Se renseigne automatiquement avec le champs Tiers déchargement. Modifiable si besoin. - N° déchargement usine
Facultatif - Transporteur
Sélectionner le transporteur concerné dans la liste des transporteurs. - Réf. véhicule
Sélectionner le véhicule de la flotte (camion) ou l'identification du bateau (péniche), renseigné dans la fiche transporteur. - Capacité
Se renseigne automatiquement en fonction des données du moyen de transport utilisé. Modifiable si besoin. - Immat. principale
Se renseigne automatiquement en fonction des données du moyen de transport utilisé. Modifiable si besoin. - Immat. remorque
Renseigner le numéro d'immatriculation de la remorque, si besoin.
A la validation de l'entête, l'Index s'ouvre. Sélectionner : INDEX → Article Affrètement
La ligne Article se préremplie avec une partie des champs renseignés dans l'entête de la pièce. Reste à compléter les champs suivants :
- Céréale
Sélectionner la céréale à livrer. - Dépôt
Sélectionner le Dépôt affrètement créé précédemment.Dans le cas d'une livraison directe, depuis l'agriculteur vers le client final, on sélectionnera le stock défini en logistique externe et on renseignera le Tiers de chargement (ci-dessous).
Dans le cas d'une livraison depuis le site de stockage, on sélectionnera le stock défini en logistique interne et, à la validation de la ligne article, le lieu de chargement sera identifié automatiquement comme étant le site de production. - Tiers chargement / Adresse
Le Tiers chargement et l'adresse se cascadent automatiquement à partir du Tiers déchargement de l'entête. Il faut donc modifier le tiers de chargement dans le cadre d'une livraison directe et l'adresse se modifie automatiquement avec l'adresse de livraison par défaut. - Date d'enlèvement / Date livraison prévue
A renseigner. - Quantité brute
La capacité du transporteur se cascade automatiquement. Modifiable. - Prix/T
Facultatif. - Commentaire
Facultatif.
Affrètement faisant appel à un contrat
- Appeler la pièce Affrètement dans le constructeur de pièces. Sans saisir, ni rien valider dans l'entête, cliquer sur le bouton lignes qui propose une liste intitulée liste des lignes de contrat.
- Choisir alors une ligne de contrat à affréter, et importer cette dernière dans la pièce d'affrètement: les différent champs concernés se remplissent automatiquement, tant dans l'entête de la pièce que dans la partie détail.
- Les champs numéros d'ordre, numéro de déchargement usine, tiers déchargement peuvent être modifiés dans la partie entête.
- Les champs réservés à la logistique : transporteur, véhicule , chauffeur, dates d'enlèvement, dépôt, tiers chargement doivent être modifiés ou remplis dans la partie détail.
La pièce peut ensuite être imprimée, pour envoi mail ou papier, au transporteur en charge de l'exécution physique du contrat.
La pièce d'affrètement éditée est alors la suivante :
Impact sur les stocks
Le volume des quantités affrétées non livrées est indiqué dans la position stock « réservée sortie » utilisée dans les différentes consultations de stocks.
Pièce de mouvement suite à un affrètement
Les pièces d'affrètement ne sont ensuite visibles et utilisables qu'à partir de l'entité site paramétrée dans le champ Dépôt.
Cas d'une livraison directe
Depuis le site concerné, à partir d'une pièce de Livraison vente céréale, les lignes d'affrètement sont alors utilisables par les opérateurs en cliquant sur le bouton Lignes et en important la ligne d'affrètement correspondant au chargement en cours, à partir de la requête Liste des lignes d'affrètements du tiers zone stock du site.
Dans ce cas, le bon d'apport est automatiquement généré et le reliquat du contrat affecté à la ligne d'affrètement sera alors mis à jour, à la validation de la ligne de mouvement.
Cas d'une livraison à partir d'un pont bascule
Depuis le site concerné, la pièce de Pont bascule céréale peut faire appel à des lignes d'affrètement.
- Renseigner et valider l'entête de la pièce
- Depuis l'index, appeler la Sortie céré
- Renseigner la variété de céréale à livrer
- Le champ N° Contrat/N° Affrètement permet d'appeler l'affrètement voulu à partir de la requête Liste des lignes d'affrètements du tiers zone stock du site.
- Renseigner enfin les données de pesées, etc…
A la validation de la pièce Pont Bascule, le numéro de contrat auquel l'affrètement était associé remonte à la fois dans la pièce Pont Bascule mais aussi dans la pièce de Livraison Vente Céréale automatiquement générée par le pont Bascule.
Le reliquat du contrat, affecté à la ligne d'affrètement, sera alors mis à jour à la validation de la ligne de mouvement.