Date de création : 19/01/21
Date de Mise à Jour : 14/05/21
Version v20.1
Facturation anticipée
Objectif
Le cycle de pièces associé à une facturation anticipée est la suivante :- Commande Client Anticipé → Facture Anticipée →Livraison client ou Pont bascule Appro
Commande client anticipée
- Il est possible d'importer une commande client standard dans une commande client anticipée (afin de la facturer au plus vite) par un Import pièce.
- Dès que la commande client est importée, elle apparait soldée (même si non livrée).
- Les articles doivent impérativement avoir un prix dans une commande client anticipée.
- Les commandes clients anticipées ne peuvent pas être importées dans une livraison client si elles n'ont pas été facturées avant.
- Une commande client anticipée est considérée comme non soldée tant qu'elle n'est pas livrée (même si elle a été facturée).
Remboursement d'un reliquat de commande anticipée
Une ligne de commande anticipée ne peut pas être soldée manuellement. S'il reste un reliquat, alors il faut procéder à son remboursement de la façon suivante :
- Faire une Livraison client comportant 2 lignes :
- Une ligne d'import de la commande anticipée à solder.
- Une ligne d'enregistrement de la même quantité mais en négatif et au même prix que la commande anticipée (pour ensuite procéder au remboursement).
- Faire un Avoir à terme en important la ligne de livraison négative
Editions utiles
Index -> Stock Appro -> Situation ou Index -> Résultat Appro -> Commande vente
L'édition des commandes ventes permet de visualiser les résultats des commandes avec ou sans proforma (anticipée), facturée ou non, soldée ou non, etc…
Facture anticipée
La facturation des commandes clients anticipées est le plus souvent faite manuellement via la pièce de Facture anticipée mais elle peut également être effectuée par traitement de facturation des commandes proforma si besoin.
Les factures anticipées peuvent être gérées comptablement via un compte 419, qui permet d'identifier les marchandises facturées et non livrées d'un point de vue comptable. Une fois les marchandises livrées, ce compte 419 sera soldé au profit d'un compte 707. (paramétrage à voir avec Analys)
Les factures anticipées peuvent être gérées comptablement via un compte 419, qui permet d'identifier les marchandises facturées et non livrées d'un point de vue comptable. Une fois les marchandises livrées, ce compte 419 sera soldé au profit d'un compte 707. (paramétrage à voir avec Analys)
Facturation manuelle
- Les pièces de commande anticipée sont facturées intégralement, il est impossible de n'importer que certaines lignes (bouton grisé) ou de supprimer certaines lignes.
- Les prix importés de la commande client anticipé sont non modifiables.
- En pied de page, Une ligne Acpte Vte/Stock est créée : elle stocke la valeur HT de la commande anticipée par taux de TVA (autant de lignes que de taux de TVA différents dans la pièce) sur le compte 419 correspondant si la gestion par le 419 est utilisée.
La RPD, s'il y en a une, sera calculée à la date de la facturation et non à la date de la livraison. Selon la période de facturation, il est alors possible d'observer des écarts !
Traitement de facturation des commandes proforma
Traitement --> Facturation --> Facturation des commandes proforma
- Date de Traitement
Date de la pièce de facture anticipée générée par le traitement.
- Echéance par défaut
A renseigner pour les commandes présentant les champs date d’échéance et type d’échéance vides. Si ce champ n’est pas renseigné, la date d’échéance sera égale à la date de la facture anticipée.
- Date de commande mini et maxi
Pour facturer les commandes anticipées comprises entre ces deux dates.
- Echéance mini et maxi
Filtre sur l'échéance mini et maxi des commandes anticipées. - ATC, Types de tiers, Tiers, Groupes articles, Base prix
Critères de filtres multi-sélections supplémentaires pour affiner le traitement de facturation.
- Périodicité
Critères de filtres mono-sélections supplémentaires pour affiner le traitement de facturation.
- Date escompte
Date maximum de règlement à partir de laquelle un escompte de règlement sera accordé, information présentée en pied de facture
- Uniquement si commande soldée
Ne pas cocher - Facturer les articles non valorisés
Ne pas cocher - Prise en compte des niveaux de regroupement
Significatif uniquement si des niveaux de regroupement différents de 0 sont paramétrés dans les groupes d'articles et que le critère “facturation regroupée” n'est pas coché dans la fiche tiers.
Si coché alors générera une facture par échéance et par niveau (0, 1, 2, etc…).
- Niveaux de regroupement
Permet, si besoin, de regrouper les factures
- Si Aucun : 1 facture par client
- Si Commande : 1 facture par commande (même si plusieurs livraisons pour une commande)
- Compte bancaire
Choisir le compte bancaire de l’entreprise proposé dans la liste et qui sera positionné comme compte bancaire de référence de l’entreprise pour les pièces en mode de règlement virement… (obligatoire) - Simulation
- Pas de simulation : Les factures afficheront un numéro de pièce définitif, et seront potentiellement modifiables (en fonction du paramétrage du champ inaltérable du type de pièce) mais non supprimables
- Simulation : Les factures afficheront un numéro de pièce provisoire commençant par un $, elles seront modifiables et supprimables
- Par défaut : Les factures seront présentées en fonction du paramétrage simulation dans le circuit administratif du site pour le type de pièce facture.
- Commentaire préchargé
Commentaires apparaissant dans l'édition de la facture en dessous du “Code tiers - Date de pièce” et faisant appel à un commentaire créé dans la table des commentaires.
- Commentaire libre
Commentaires apparaissant dans l'édition de la facture en dessous du “Code tiers - Date de pièce”. Saisir dans ce champ le commentaire à afficher.
A la validation des paramètres de sélection, toutes les lignes de commandes clients anticipées correspondantes sont présentées.
Il faudra relever le numéro de traitement dans la fenêtre de traitement car celui-ci servira à valider ou supprimer un traitement en mode simulation ainsi que pour lancer l’édition des pièces en série.
Possibilité de vérifier et modifier les factures simulées avant validation finale :
- Soit directement par la pièce de facture anticipée
- Soit par le rapport d'audit : Index –> Rapport d'audit –> Audit factures Appro (en indiquant le numéro de traitement de facturation)
Les pièces en simulation apparaissent avec un “$” en début de numéro et sont donc provisoires (modifiables et supprimables) tant qu'elles n'ont pas été validées (révisées).
Traitement → Sans catégorie → Traitement des pièces simulées
- Type de pièce
Facture anticipée - Numéro de traitement
Numéro du traitement de facturation effectué précédemment. - Du… Au…
Ne pas remplir dans ce cas. - Opération
Validation pour valider (réviser) les factures ou Suppression pour les annuler.
A la validation des paramètres de sélection, toutes les factures en état simulation correspondantes aux paramètres de sélection sont présentées.
Possibilité de les sélectionner en totalité ou partiellement.
Possibilité de les sélectionner en totalité ou partiellement.
- Si Opération = Validation : Les pièces de factures anticipées sélectionnées sont mises en état “Révisée” et sont renommées (sans “$”).
- Si Opération = Suppression : Les pièces de factures anticipées sélectionnées sont supprimées.
Index → Pièces en série → Pièces en série
- Numéro de traitement
Indiquer le numéro de traitement de facturation précédent. - Du… Au…
Date de la pièce de facturation générée. - Du tiers… Au tiers…
Si tous les tiers souhaités, alors ne pas remplir le 1er champ et mettre zzz sur le 2ème. - Point de départ / Point d'arrêt
Indiquer les numéros de factures complets (première et dernière) pour éditer toute une série. Dans ce cas le numéro de traitement est inutile (laisser “-1” dans le champ). - Index Edition départ
Index apparaissant entre parenthèses lors de la demande de l'édition d'une pièce avec la 2ème imprimante du constructeur de pièce. En général : 0 → non chiffrée; 1 → chiffrée etc… - Type d'envoi
Sans envoi par mail : Edite les documents pour les clients dont le mail n'est pas renseigné ou dont l'option mail n'est pas cochée pour l'envoi du type de documents à éditer.
Même une fois facturée, les commandes client anticipées conservent le reliquat dans le résultat → Commandes ventes.
Il n'y a que lorsqu'elles sont livrées que le reliquat devient nul.
Il n'y a que lorsqu'elles sont livrées que le reliquat devient nul.
Livraison client
Une fois facturées, les commandes anticipées apparaissent dans la liste des pièces à livrer pour être importées dans une livraison client.
Il est impossible de livrer une quantité supérieure à la commande anticipée déjà facturée en passant directement par la pièce de livraison client.
Dans ce cas, il faut faire une autre ligne avec le complément de livraison.
Dans ce cas, il faut faire une autre ligne avec le complément de livraison.
Remboursement d'un reliquat de commande anticipée
Une ligne de commande anticipée ne peut pas être soldée manuellement. S'il reste un reliquat, alors il faut procéder à son remboursement de la façon suivante :
- Faire une Livraison client comportant 2 lignes :
- Une ligne d'import de la commande anticipée à solder.
- Une ligne d'enregistrement de la même quantité mais en négatif et au même prix que la commande anticipée (pour ensuite procéder au remboursement).
- Faire un Avoir à terme en important la ligne de livraison négative
Editions utiles
Index -> Résultat Appro -> Commande vente ou Index -> Compta auxiliaire -> balance en décochant sans les Acptes/stock et en choisissant compte : 419% (pour sélectionner tous les comptes commençant par 419)
Le solde du compte 419 dans la balance indique le total des commandes proforma, facturées mais non livrées
Pont bascule Appro
Une fois facturées, les commandes anticipées peuvent être importées dans une pièce de pont bascule.
A la validation de la pièce de pont bascule, celle-ci est supprimée et une pièce de Livraison client est automatiquement créée.
Il est possible de paramétrer un message avertissant dans le cas d'une livraison d'une quantité supérieure à la commande anticipée déjà facturée.
Dans ce cas, il y a découpage en 2 lignes dans la pièce de livraison client issue du pont bascule :
Dans ce cas, il y a découpage en 2 lignes dans la pièce de livraison client issue du pont bascule :
- Une première ligne associée à la commande anticipée et correspondant à la quantité exacte facturée.
- Une seconde ligne, sans commande en origine, correspondant au surplus, à facturer par la suite.
Après éclatement, il y a possibilité d'affecter le dépassement à une autre commande.
Un blocage est également possible (plutôt qu'un avertissement) mais peut ne pas être pratique dans le cas d'un pont bascule.