Date de création : 04/04/23
Date de Mise à Jour : 15/11/24
Version v23.0
Gestion des relances clients
Objectif
Relance, par courrier, des clients pour leurs pièces de factures échues.
Au préalable
Vérifier que les fiches Tiers sont correctement renseignées :
- La gestion des relances client, pour un tiers n'est possible que si le champ Comptabilité\Généralité\Edition relance est coché.
Gestion des relances
Edition des relances
INDEX → Comptabilité Auxiliaire → Relances clients (Accessible depuis une entité admin)
L'édition des relances se fait en fonction du dernier niveau de relance du tiers.
Exemple : Pour une relance de Niveau 2 seuls les tiers dont la fiche tiers affiche Niveau 1 seront proposés.
Il est possible d'éditer les relances sous forme d'une liste de contrôle affichant les pièces à relancer, avec leur dernier niveau et dernière date de relance.
→ Pour cela, décocher le champ Modèle courrier dans la fenêtre de sélection.
- Date de relance
Dans le cas où le champ Définitif est coché, cette date sera alors stockée dans la pièce avec le niveau de relance définitif pour cette relance, ainsi que dans la fiche tiers. - Niveau de relance
Nouveau niveau de relance, après édition définitive. - Modèle courrier
- Si coché, Edition en Courrier
- Si décoché, Liste pour étude .
- Définitif
Disponible uniquement si “Modèle courrier” coché.- Si coché, stockage du niveau de relance et de la date de relance dans les pièces relancées et dans la fiche tiers.
- Si décoché, sans stockage du niveau de relance dans les pièces.Une édition est considérée comme définitive si l'édition papier est réalisée par l’imprimante ou export en fichier PDF.
- Uniquement les pièces concernées par ce niveau
- Jusqu'à V22 : (case à cocher)
- Si décoché, permet une relance des pièces de tous niveaux inférieurs au niveau de relance en cours (ex Niveau 2 demandé → relance des pièces de Niveau 1 et Niveau 0)
- Si coché, permet une relance des pièces uniquement du niveau immédiatement inférieur au niveau de relance en cours (ex Niveau 2 demandé → relance des pièces de Niveau 1)
- A partir de V23 : Sélectionner
- Soit les pièces jamais relancées (niveau 0)
- Soit les pièces de ce niveau uniquement (niveau défini dans le champ “Niveau de relance”)
- Soit les pièces de ce niveau et inférieur (niveau défini dans le champ “Niveau de relance”)
- Nom du modèle édition relance
Choix d’un modèle spécifique, qui viendrait en remplacement du modèle général et qui doit être créé dans le répertoire Atys\Reports, au format : Nom.Rtf (par exemple : AGRI.rtf) - Echéance début… Echéance fin…
Fourchette de dates des échéances des pièces qui vont être relancées. - Tri par
Sélectionner Nom du tiers, Code postal, Code tiers ou ATC principal. - Avec sous-total par échéance
Si coché, affiche un sous total par échéance. - Du type de tiers… Au type de tiers
Filtre les tiers à relancer en fonction d’une fourchette de type de tiers. - ATC principal
Filtre des tiers à relancer sur l’ATC principal (multi-sélection) de la fiche tiers. - Mode de règlement
Filtre des pièces à relancer en fonction du mode de règlement du pied de la pièce (multi-sélection). - Montant supérieur à…
Le contrôle est effectué sur le solde cumulé des pièces prises en compte à l’issu du filtrage sur les champs précédents. - Tiers à relancer
Filtre sur les tiers, en mode multi-sélection, dans la liste proposée (liste qui affiche le dernier niveau de relance et la date de dernière relance du tiers, avec donc une possibilité de filtre sur ces champs).
Si la case Modèle courrier a été cochée, il est proposé les différents courriers des tiers concernés par les filtres renseignés.
Si l'impression papier ou l'export pdf est réalisé, alors la fiche tiers sera mise à jour.
Paramétrage des éditions de relance
INDEX → Paramétrages éditions → Paramétrages éditions
Gestion des niveaux de relance
Outils → Gestion des niveaux de relance
- Code Tiers / Nom du Tiers
Sélectionner le tiers à traiter - Niveau actuel
Renseigner le niveau de relance rattaché aux pièces pour lequel il faut intervenir.
Si -1, pas de filtre sur le niveau de relance. - Nouveau niveau
Renseigner le niveau de relance de remplacement. - A la date…
Date de relance rattachée au nouveau niveau. - Du… Au…
Fourchette des dates de pièces à traiter. - Consultation
Cliquer pour afficher les lignes correspondant aux filtres. - Modification niveau
Cliquer pour lancer la modification.- Une fois en mode Modification, les lignes passent de grisées à noires.
- Cliquer sur les lignes pour lesquelles le nouveau niveau de relance devra être actif.
- Valider ensuite en bas de page.