ATYS

Date de création : 22/03/21
Date de Mise à Jour : 04/03/24
Version v23.0

Objectif

Gestion quotidienne d'une caisse, constituée des éléments suivant :

Caisse
Encaissement(facture LISA) / décaissement (Avoir LISA)
Statistiques spécifiques.

Ouverture de la caisse

L'ouverture de la caisse est indispensable à l'utilisation de la pièce de facture LISA (selon paramétrage).

Il faut être connecté avec un utilisateur pour lequel l'outil de connexion de la caisse est déclaré.

wiki:docs_en_cours:utilisateur_caisse.png

Valider l'entête

Puis :

Renseigner les montants en espèce et en chèque à l'ouverture de la caisse (fond de caisse).
Par défaut il est proposé les montants mentionnés lors de la fermeture de caisse précédente.
Valider en bas de page pour que la caisse soit ouverte.

Différentes opérations

Débours

 Index -> Débours Magasin ou Débours Salariés

ou

Magasin ou Salarié
Sélectionné le dépôt ou le salarié concerné.
Il faut avoir au préalable créé un Tiers site pour le magasin concerné
et/ou
Des Tiers salariés avec un type de tiers de nature Personnel.
Opération
Renseigner l'intitulé de l'opération effectuée
Montant
Indiquer le montant prélevé (saisie en positif)

Remise en banque

Deux méthodologies de remise en banque sont envisageables :

Soit par une sortie de caisse dans la pièce de caisse : en utilisant l'Index→ Remise en banque.
Soit par le traitement de Remise en banque qui génèrera une écriture comptable et la pièce de remise en banque, en plus d'alimenter la sortie de caisse.

Sortie de caisse :

 Index -> Remise en banque

Renseigner le mode de règlement concerné par la remise ainsi que le montant sorti de la caisse
Une ligne Remise ESPECES ou Remise CHEQUES est alors générée dans la pièce de Caisse.

Si une remise a été réalisée depuis la pièce de caisse (par l'index), alors les montants concernés ne pourront être remis en banque afin d'alimenter la comptabilité générale par le biais du traitement que par un autre utilisateur que celui de la caisse.

Une sortie de caisse peut être annulée en supprimant la ligne dans la pièce de caisse.

Traitement de Remise en banque :

 Traitement -> Remise en banque support papier

Cas de remise d'espèces : Le traitement de remise en banque support papier nécessite qu'il y ait au moins une pièce de règlement sur laquelle s'appuyer, quelque soit son montant (le traitement compare le montant renseigné, à remettre, avec le montant à l'ouverture + encaissement -débours - remises).

Pour réaliser une remise en banque de 500€ en espèces par exemple, il faut mettre ce montant dans le champ “Montant Maximum” de la fenêtre de sélection du traitement de remise en banque support papier.
Cas de remise de chèques ou CB : le traitement de remise en banque support papier s'appuie sur la sélection faite pour calculer le montant à remettre.

La ligne de remise sera générée automatiquement dans la pièce de caisse et il y aura mention, dans ce cas, du numéro de la pièce de remise en banque générée par le traitement.

.

Si une remise en banque a été réalisée avec l'utilisateur “Caisse”, elle est donc visible dans le relevé de caisse.

Si l'annulation est faite via un autre utilisateur, elle sera bien annulée mais elle restera visible dans le relevé de caisse.
Si l'annulation est faite via l'utilisateur Caisse lui même, alors elle sera bien annulée mais aussi supprimée du relevé de caisse.

Fermeture de la caisse

 Index -> Fermeture

Renseigner les montants :

en chèque (échus et non échus s'il y a des règlements par échéancier)
en espèces (comptés au moment de la fermeture)

Ces montants serviront de référence pour l'ouverture de la prochaine pièce de caisse.

Editions des relevés de caisse

Deux éditions du relevés de caisse sont disponibles :

Relevé de caisse par ordre chronologique des opérations

Relevé de caisse par mode de règlement

Facturation simplifiée avec édition du tickets de caisse et/ou facturette.

La pièce de Facture LISA ne peut, en général, être utilisée que si une caisse est ouverte (selon paramétrage).

Entête de Facture LISA

Plusieurs possibilité pour renseigner le client à facturer :

Utilisation d'un compte client divers caisse si validation de l'entête en automatique.
Utilisation d'un compte client référencé :
- Sélection d'un tiers par son nom
- Scan du code barre fidélité si utilisation de la fidélité.
Création d'un nouveau client par la procédure F3 de création Tiers simplifiée.

Renseigner les différents champs de la fiche simplifiée
A la validation une fiche Tiers se crée avec, en automatique, les informations de Type Tiers, Régime Taxes, Type Echéance et Mode règlement paramétrés par Analys.
Sélectionner ensuite le Tiers ainsi créé avant de valider l'entête.

Détail de la pièce

Articles

Possibilité de scanner, à la douchette, le code barre de l'article si celui-ci est renseigné dans la fiche Article.
Par défaut, la valeur du champ conditionnement de la fiche article se renseigne alors automatiquement mais bien sûr, possibilité de la modifier.
Possibilité sélectionner l'article dans la base article si besoin.

Remises

Deux types de remises possibles :

Index → Détail → Remise : Applique une remise sur l'article saisi précédemment
ou
Index → Détail → Remise globale : Applique une remise sur l'ensemble des articles précédent la remise
- Sélectionner la remise concernée
- Renseigner le taux/valeur

Commentaire libre

 Index -> Détail -> Commentaire libre

Renseigner le texte du commentaire dans le bloc prévu

Le commentaire renseigné s'affichera dans la liste des articles du ticket de caisse, à l'endroit où il a été inséré dans la pièce de facture LISA.
Possibilité de renseigner plusieurs commentaires à différents endroits.

Sous-total

 Index -> Détail -> Sous-total

Renseigner un intitulé puis valider

Le sous-total somme toutes les lignes situées au dessus

Bon d'achat

 Index -> Détail -> Bon d'achat

Permet de vendre un bon d'achat que le client pourra déduire sur présentation de ses futurs achats par la suite

Sélectionner parmi les bons d'achat créé (comme article financier) et renseigner le montant du bon

Il est conseillé pour une question de présentation du ticket d'établir une facture séparée pour Le bon d'achat du reste des articles afin d'être édité à part.

Règlement de la facture LISA

Echéancier

Deux utilisations possibles :

Permet de gérer des règlements en plusieurs fois : dans ce cas, utiliser le mode de règlement Chèque.
Si une échéance est postérieure à la date du jour, le chèque apparaitra dans les chèques non échus dans la pièce de caisse.
Permet de régler en une fois, avec plusieurs modes de règlement : Si l'espèce fait partie des différents modes de règlement, privilégier de l'utiliser pour le règlement immédiat final car il pourra alors être proposé le rendu monnaie (non disponible dans l'échéancier).

Renseigner les éléments nécessaires et valider la ligne :

Le montant total ne peut pas être réglé avec l'échéancier, la pièce doit obligatoirement être validée par un règlement immédiat.

Règlement immédiat (F5)

Le règlement immédiat est indispensable à la validation de la pièce par la suite.
Renseigner les éléments nécessaires :

En cliquant dans la case montant reçu, le total restant à régler est indiqué mais ce montant est modifiable.
Si le règlement est en espèce et que le montant réglé est supérieur au total restant à régler, alors le rendu monnaie se calcul automatiquement.
Possibilité d'appeler un chèque fidélité valide pour le tiers.
Si règlement par Carte Bancaire avec un TPE, en lien direct avec ATYS, la transaction se génère lors de la validation de la pièce (F6), ce qui évite la ressaisie dans votre terminal.

Si le montant réglé est différent du montant total de la facture, la différence sera attribuée à un article financier de perte ou profit.

Cas d'une erreur de mode de règlement

Si une facture a été validée avec un mauvais mode de règlement, une première solution consiste à :

Faire un règlement équivalent mais en négatif (même mode de règlement)
Refaire un nouveau règlement, en positif, avec le bon mode de règlement et en important le règlement négatif

Sinon, si le client est toujours présent, il est possible de :

Faire un avoir LISA en important la facture
Faire une nouvelle facture pour le client

Edition du ticket (F6)

L'impression du ticket de caisse valide la pièce de facture LISA.
Tant que le ticket n'est pas validé il est possible de revenir dessus, même si le règlement est effectué. Une fois l'impression faite, ce n'est plus possible.
Possibilité d'annuler un ticket par la pièce d'Avoir LISA en important la pièce de Facture LISA concernée.

Index ->  Statistiques Magasin ->  Sorties magasin

Sorties Magasin: Permet de visualiser plusieurs informations chiffrées :

le panier moyen avec pourcentage de contribution par groupe de famille.
La fréquence à laquelle les clients se rendent au magasin.
La répartition des recettes du commerce de détail en magasin.

Bien sélectionner l'intégralité du groupe et non pas des sous-groupes sinon le nombre de passages (fréquentation) risque d'être erroné

Index ->  Statistiques Magasin ->  Evolution magasin

Evolution Magasin : Rapport d'analyse et d’observation de l'évolution du panier moyen et de la fréquentation des magasins. Visualisation de la croissance de l’activité d'un magasin entre 2 périodes.

Index ->  Statistiques Magasin ->  Fréquentation magasin

Fréquentation Magasin: Rapport d'analyse et d’observation du panier moyen et de la fréquentation des magasins sur une période. Visualisation des pourcentages de contribution de l'acteur périodicité ou groupe de l’activité Appro.

Gestion magasin/LISA